RADARSEMARANG.COM, Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi masalah serta dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen.
Saat ini, elektronik arsip sangat dibutuhkan. Pembelajaran kearsipan kurikulum Pusat Keunggulan masuk pada Mata Pelajaran Dasar Kejuruan.
Pembelajaran praktik kearsipan di SMK Negeri 1 Salatiga jurusan MPLB pada tahun sebelumnya masih manual. Pembelajaran masih menuliskan kartu kendali, kartu pinjam arsip, buku agenda, buku ekspedisi, dan lainnya.
Dengan berkembangnya teknologi baru dalam dunia pendidikan, hal tersebut dapat dilakukan dengan komputerisasi. Praktik kearsipan kelas XMPLB SMKN 1 Salatiga semeseter 2 menggunakan media pembelajaran arsip manual dan e-arsip.
Teknologi baru dalam dunia pendidikan, memunculkan peluang bagi pendidik atau guru untuk memanfaatkan teknologi guna mendukung proses dan kegiatan belajar mengajar di kelas maupun di luar kelas (Bullock, 2015; Akyuz & Yavuz, 2015; All, Nunez, & Looy, 2015). Pemanfaatan tersebut salah satunya dapat berupa penggunaan maupun pembuatan media pembelajaran yang berbasis pada teknologi.
Penggunaan media pembelajaran yang dimaksud selain bertujuan untuk mempermudah dalam penyampaian materi dari guru ke siswa juga dapat meningkatkan minat serta kemauan siswa pada mata pelajaran tertentu (Cheung, 2009; Gabriel, Campbell, Wiebe, MacDonald, & McAuley, 2012; Hidayati & Wuryandari, 2012; Kronenberg, 2015; Gan, Menkhoff, & Smith, 2015). Untuk itu media pembelajaran perlu diperhatikan oleh pendidik agar pembelajaran dapat berlangsung dengan baik serta hasil belajar siswa dapat meningkat.
Yang dibutuhkan dalam pembelajaran e-arsip adalah seperangkat komputer, printer, dan alat scan. Seperangkat komputer untuk menyimpan database kearsipannya mulai dari sistem abjad, pokok soal, wilayah, kronologis, terminal digit, dan desimal, serta folder laci, guide, dan map. Printer dibutuhkan jika ada orang yang akan pinjam arsip untuk mencetak kartu pinjam arsip.
Alat scan dibutuhkan untuk menyeken arsip yang akan dielektronikkan. Dari dokumen yang sudah elektronik kemudian disimpan. Prosedur dalam penanganan arsip terbagi menjadi arsip masuk dan keluar. Arsip masuk diterima bagian penerima surat, kemudian dibuatkan lembar disposisi dan diterima oleh pimpinan. Jawaban atau tembusan pimpinan akan ditindak lanjuti dengan kartu kendali sebagai bukti surat tersebut akan disimpan.
Penanganan surat (arsip) yaitu arsip akan diterima oleh bagian pengolah untuk diberi nomor surat, sekaligus lembar kartu kendali untuk arsip tersebut disimpan. Setelah itu, arsip akan disimpan oleh bagian arsiparis.
Desain e-arsip pembelajaran adalah sebagaimana manajemen kearsipan manual. Hanya saja, keberadaan fisik berupa filing cabinet, map, rak, dan surat berupa folder atau file. Secara manual harus kuat dalam membuat desain e-arsip.
Sistem penyimpanan arsip ada enam yaitu abjad, subjek, kronologis, desimal, terminal digit, dan wilayah harus dimunculkan dalam e-arsip. Kemudian dalam sistem tersebut terdapat laci, guide, dan map virtue atau maya. Hal ini sebagaimana rekomendasi dari pakar kearsipan (Sularso Mulyono).
Pada dasarnya kegiatan pengelolaan arsip elektronik/digital setidaknya meliputi dua hal, yaitu: penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip. Tahapan yang dapat dilakukan dalam kegiatan penyimpanan arsip digital, khususnya yang terkait alih media arsip dari media kertas ke media elektronik: Pertama, Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialihmedia.
Kedua, Melakukan scanning terhadap naskah/surat. Ketiga, membuat folder-folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan surat atau naskah dinas yang telah di-scan. Keempat, Membuat hyperlink yaitu menghubungkan antara daftar arsip dengan arsip hasil scan. Kelima, membuat kelengkapan administrasi alih media.
Sementara penemuan kembali arsip digital dapat dilakukan melalui tahapan sebagai berikut : Pertama, menyiapkan perangkat komputer, dimana arsip digital tersimpan. Kedua, membuka folder daftar arsip yang menyimpan file-arsip yang akan dicari. Ketiga, melakukan pencarian file-arsip pada daftar arsip. Keempat, membuka file-arsip yang sudah ditemukan, melalui fasilitas hyperlink. Kelima, melakukan pencetakan (print) arsip.
Hasil pembelajaran kearsipan dengan e-arsip lebih baik dibandingkan dengan kearsipan manual. Siswa mengatakan e-arsip mudah dalam operasionalnya, lebih cepat mengerjakannya, tidak membutuhkan banyak peralatan penyimpanan arsip dan tidak membutuhkan banyak kertas, seperti kartu pinjam arsip atau kartu kendali. (igi2/ton)
Guru Mapel Dasar Kejuruan MPLB SMKN 1 Salatiga
