RADARSEMARANG.COM, Dalam rangka memfasilitasi proses pembelajaran di sekolah-sekolah dengan mewabahnya pandemi Covid-19 beberapa waktu lalu, Kemendikbud Ristek telah meluncurkan layanan pembelajaran melalui sebuah akun elektronik dengan domain belajar.id yang dapat digunakan oleh peserta didik, pendidik, dan tenaga kependidikan.
Akun tersebut berbasis Google, sehingga secara otomatis mendapat akses ke aplikasi pendukung pembelajaran dalam Google Workspace for Education yang siap pakai oleh publik tanpa biaya.
Beberapa fasilitas penting yang paling banyak dipakai di sekolah-sekolah adalah Google Classroom, Google Meet, Google Formulir, Google Drive, Google Site. Google Classroom sampai saat ini masih banyak dipakai sebagai media pemberian materi tambahan dan tugas oleh guru.
Google form dipakai untuk kepentingan asesmen survey dan pengumpulan data. Sedangkan Google Drive dipakai sebagai wadah penyimpanan file dalam berbagai bentuk. Adapun Google Meet dipakai untuk penyelenggaraan berbagai macam pertemuan secara daring.
Salah satu fasilitas penting yang disediakan oleh Google dan dengan akses akun belajar id. tersebut adalah tersedianya drive bersama sebagai wadah bagi penyimpanan file dalam berbagai bentuk dengan tingkat keamanan yang tinggi dan kapasitas yang tak terbatas.
Sesuai namanya, drive ini bisa dipakai secara kolaboratif antar-anggota yang terhimpun pada drive tersebut dengan tingkat kewenangan yang berbeda-beda, sesuai status kenggotaannya, dari mulai owner, content manager, contributor, maupun viewer.
“Drive bersama” ini dipandang sangat efektif dan efisien untuk kepentingan pengembangan administrasi sekolah dan administrasi pembelajaran, yang dari waktu ke waktu bergeser dari berbasis kertas menjadi berbasis elektronik, dari bersifat manual menuju digital. Hal itu juga penulis terapkan di SMA Negeri 8 Purworejo.
Perkembangan administrasi di sekolah semakin hari semakin kompleks seiring dengan semakin berkembang pesatnya cakupan dan kompleksitas kegiatan persekolahan dan pembelajaran.
Masalah yang kemudian muncul jika mempertahankan pola konvensional dan berbasis kertas, antara lain: 1) dibutuhkannya banyak ruangan, 2) kemungkinan kerusakan dokumen, 3) kesulitan penyimpanan file dalam bentuk foto dan video, 4) tidak portable, 5) kesulitan pendistribusian dokumen dalam waktu yang cepat, dan 6) tidak ramah lingkungan.
Drive bersama menjadi pilihan yang sangat tepat untuk mengatasi permasalahan tersebut. Caranya cukup mudah, yakni dengan membuka ikon “drive” pada akun belajar id kita dan memilih “drive bersama” atau “shared drive”. Setelah itu, kita buat folder sebagai sebuah rumah bersama yang kita beri nama sesuai dengan kebutuhan kita.
Kita bisa menggunakan satu folder umum untuk satu sekolah dengan nama tertentu. Misalnya “Manajemen Sekolah”, atau langsung kita buat beberapa folder sesuai kepentingan. Misalnya drive bersama bidang kurikulum, kesiswaan, kehumasan, sarpras, ketetausahaan, dan adminsitrasi pembelajaran dan penilaian guru.
Penamaan drive ini sangat bergantung pada keperluan sekolah kita masing-masing. Setelah terbentuk folder-folder penyimpanan tadi, maka kita masukkan akun belajar.id masing-masing anggotanya. Secara otomatis mereka akan menerima notifikasi bahwa yang bersangkutan menjadi anggota drive dan bisa berpartisipasi terkait drive tersebut.
Peran kepala sekolah sebagai owner adalah memantau kelengkapan dokumen administrasi sekolah dan administrasi pembelajaran yang diunggah oleh masing-masing personil sesuai dengan bidang tugas masing-masing.
Jika ada yang belum lengkap atau memerlukan revisi, maka kepala sekolah bisa meminta yang bersangkutan untuk melengkapinya sesuai dengan kebutuhan sekolah.
Kelebihan yang segera dapat kita rasakan dari pemanfaatan “drive bersama” tersebut antara lain: (1) Tidak memerlukan ruangan secara fisik. (2) Terhindar dari kerusakan fisik dokumen. (3 Lebih mudah menyimpan file dalam bentuk foto dan video. (4) Mudah dibuka di manapun dengan gawai atau laptop dengan syarat ada internet. (5) Lebih praktis dalam pendistribusian. (6) “Paperless”(ramah lingkungan). (*)
Kepala SMA Negeri 8 Purworejo
