RADARSEMARANG.COM, Arsip memiliki peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi, baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta. Arsip berisi informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan serta dapat menjadi alat bukti pertanggungjawaban manajemen apabila terjadi masalah.
Ketersediaan arsip yang lengkap juga merupakan salah satu indikator adanya transparansi birokrasi dalam sebuah organisasi. Sadar akan kebutuhan tersebut, siswa SMKN 1 Cepu program keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran dirasa perlu untuk mendapat pembekalan lebih terkait manajemen arsip.
Di SMK Negeri 1 Cepu, materi pembelajaran yang diberikan masih berupa pengelolaan arsip yang dilakukan manual. Siswa kelas X program Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran diajarkan cara menulis kartu kendali, kartu pinjam arsip, buku agenda, buku ekspedisi, serta jenis jenis arsip lainnya.
Dengan perkembangan era digital yang pesat, kegiatan pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan komputerisasi atau secara digital. Seiring berjalannya waktu, bukan tidak mungkin kegiatan pengelolaan arsip manual tidak akan digunakan lagi dan beralih pada jenis arsip elektronik.
Sadar atau tidak, beberapa arsip dalam organisasi tertentu telah dialihkan menjadi arsip elektronik seperti e-ktp, e-filing, e-document, dan masih banyak lagi. Untuk itu, pembelajaran terkait pengelolaan arsip harus disesuaikan dengan perkembangan zaman.
E-arsip atau arsip elektronik adalah sistem penyimpanan arsip berbasis komputer. Dengan bantuan internet, seluruh arsip dalam sebuah organisasi dapat disimpan secara digital dan tersedia secara online. Prinsip e-arsip yaitu komputer sebagai embrio dari sistem kearsipan berbasis internet.
Konsep pembelajaran arsip secara manual mengenal enam sistem yaitu abjad, pokok soal, tanggal, nomor desimal, terminal digit, dan wilayah (Mulyono, dkk, 2012 : 7). Dalam e-arsip juga harus memunculkan keenam sistem tersebut. Keenam sistem tersebut harus dibuatkan dalam folder-folder berupa laci, map, dan guide. Dengan adanya perubahan teknologi, pengelolaan kearsipan pun mengalami perkembangan.
Penyimpanan dokumen dilakukan secara elektronik yang dikenal dengan e-arsip atau e-filing.
Menghadapi era digital, siswa akan diberikan pembelajaran e-Arsip menggunakan aplikasi Electronic Record System for Education (ERISE). Dalam aplikasi Electronic Record System for Education (ERISE) ini, siswa diajarkan cara memproses surat masuk sesuai langkah input yang baik dan benar, mendisposisikan surat masuk.
Memproses disposisi surat masuk dari pimpinan dan menentukan jadwal retensi surat masuk (JRA). Tidak hanya itu siswa juga diajarkan memproses surat keluar. Mulai dari membuat konsep surat keluar oleh pimpinan, mengetik konsep surat keluar dari pimpinan yang dilakukan oleh sekretaris/unit pengolah. Mengoreksi hasil pengetikan konsep surat, hasil surat keluar yang sudah ditandatangani oleh pimpinan hingga membuat jadwal retensi surat keluar oleh arsiparis.
Dengan menggunakan aplikasi ERISE, pembelajaran e-arsip menjadi lebih mudah dipahami siswa. Dalam penerapannya di kelas, pembelajaran e-arsip menggunakan aplikasi ERISE dapat dilakukan kelompok dengan setiap siswa akan diminta memerankan fungsinya sebagai user seperti pimpinan, sekretaris, unit pengolah dan arsiparis.
Konsep dasar e-arsip ini adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, yang hanya komputer yang dapat memprosesnya. E-arsip memiliki beragam kemudahan seperti cepat ditemukan, pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi, kecilnya kemungkinan file untuk hilang, menghemat tempat, meningkatkan keamanan, dan mudah dalam melakukan recovery data.
Namun arsip elektronik juga memiliki kelemahan di antaranya ada peluang memanipulasi file, kesulitan untuk berbagi file atau rusaknya file sewaktu waktu tanpa adanya indikasi terlebih dahulu. Untuk itu pembekalan terhadap pengelolaan arsip elektronik perlu dilakukan agar lulusan SMK Negeri 1 Cepu program Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran mampu beradaptasi dan memanfaatkan teknologi di era digital saat ini. (unw2/lis)
Guru Kearsipan – OTKP SMKN 1 Cepu, Kabupaten Blora
